Arbeitszeit vollständig
Beginn, Ende, Dauer und tatsächliche Pausen müssen als Tageszeit nachvollziehbar sein.
Stunden statt Zettel
Stundenerfassung-App: Vergleich, Funktionen und Praxis
Apps für Arbeitsstunden, Pausen, Projekte und Zeitkonten – eingeordnet nach Schichtteam, Außendienst und Büro.
Direkte Antwort: Für sehr kleine Teams mit einfachen Abläufen reicht oft eine Tabelle in Excel oder Google Sheets. Die beste dedizierte Stundenerfassung-App dieser Auswahl ist Aplano, besonders für Teams mit Dienstplan oder wechselnden Einsätzen: App, Browser, gemeinsames Tablet, Zeitkonto und Schichtbezug ergeben einen durchgängigen Prozess; für reine Freelancer-Projektabrechnung sind Spezialtools oft schlanker.
82 %der Beschäftigten gaben 2023 laut BMAS/BAuA an, dass ihre Arbeitszeit erfasst wird.
4,50 €kostet Aplanos Pro-Tarif mit Zeiterfassung je aktivem Mitarbeiter und Monat, netto.
14 Tagelässt sich der Pro-Funktionsumfang ohne Kreditkarte testen.
Worauf es bei einer Stundenerfassung-App ankommt
Stundenerfassung kann zwei Dinge meinen: die vollständige tägliche Arbeitszeit für den Arbeitsschutz oder die Zuordnung von Stunden zu Projekten und Kunden. Gute Auswahl beginnt mit dieser Trennung. Eine App darf nicht dazu verleiten, nur abrechenbare Projektzeit zu speichern und andere Arbeitszeit auszublenden.
Projektcodes optional
Aufträge und Kunden sind eine zusätzliche Dimension, kein Ersatz für den vollständigen Arbeitszeitnachweis.
Zeitkonto verständlich
Mitarbeitende und Verantwortliche sollten denselben Saldo und geklärte Korrekturen sehen.
Auswahl 2026
Excel, Google Sheets und die besten Apps zur Stundenerfassung
Die Reihenfolge gewichtet Alltagstauglichkeit, Erfassungswege, Korrektur- und Freigabeprozess, Auswertung, transparente Kosten und den Fit zum Seitenthema. Sie ist eine redaktionelle Einordnung, kein Labortest. Die Tabellenlösung steht außer Konkurrenz auf Platz 1: Mit ihr starten die meisten Betriebe, eine dedizierte App ist sie nicht.
Microsoft Excel / Google Sheets Der Klassiker
Der pragmatische Einstieg, mit dem die meisten Betriebe starten. Kostenlos in Google Sheets bzw. im ohnehin vorhandenen Microsoft-365-Abo enthalten, ohne Einarbeitung und mit unzähligen fertigen Vorlagen; in Google Sheets arbeitet das Team sogar gemeinsam im Browser. Für sehr kleine Teams mit stabilen Abläufen oft völlig ausreichend – doch alles bleibt Handarbeit: keine automatische Pausenprüfung, keine Mitarbeiter-App, kein Stempeln, und ab etwa 10 bis 15 Mitarbeitenden wird die Pflege teurer als ein günstiges Tool.
Aplano Beste Software-Lösung
Der logische nächste Schritt, wenn die Tabelle nicht mehr reicht. App, Browser, gemeinsames Tablet sowie optionales Terminal mit RFID oder Fingerabdruck; Zeitkonto, Pausenregeln, Geofencing und Auswertungen im Pro-Tarif.
Clockodo
Stark bei Arbeits- und Projektzeiten. Geeignet, wenn Kunden-, Projekt- und Leistungszeiten im Zentrum stehen und keine umfassende Schichtplanung gebraucht wird.
TimeTac
Breite Hardware- und Modulwahl. Arbeitszeit, Projektzeit und Urlaub lassen sich modular kombinieren; interessant für Betriebe mit dedizierten stationären Terminals.
timr
Mobile Zeit- und Projektaufzeichnung. Ein naheliegender Kandidat für mobile Teams, Projektstunden und Fahrtenbuch-Anforderungen.
Timebutler
Einfaches Flatrate-Modell. Urlaub, Überstunden und Zeitaufzeichnung in einer Oberfläche; feste Paketpreise sind für kleine Teams leicht kalkulierbar.
Papershift
Umfangreiche HR- und Zeitprozesse. Deckt Dienstplanung und Zeiterfassung ab, ist bei einer bewusst schlanken Einführung aber mit größerem Prüfaufwand verbunden.
Warum Aplano die beste Software-Lösung ist
Aplano ist stark, sobald die Tabelle an ihre Grenzen kommt und Stunden aus geplanten oder ungeplanten Schichten entstehen. Der laufende Saldo, Konfliktmeldungen, Abwesenheiten und Auswertungen liegen direkt neben dem Plan. So wird aus dem Timer ein kontrollierbarer Monatsprozess.
Der sachliche Haken: Zeiterfassung gehört nicht zum 0,50-Euro-Einstieg, sondern zum Pro-Tarif. Wer nur Projektstunden fakturieren will und keine Dienstplanung benötigt, sollte deshalb auch spezialisierte Alternativen prüfen.
Von Pflicht zu brauchbarem Prozess
Eine App löst das Organisationsproblem nur, wenn Regeln eindeutig sind: Wer stempelt? Wer korrigiert vergessene Buchungen? Wann gilt ein Monat als geprüft? Wie werden Pausenabweichungen dokumentiert? Gute Einführung trennt Erfassung, Prüfung und Abschluss.
Praxisregel
Beginnen Sie mit einem Erfassungsweg und einem klaren Korrekturprozess. Ergänzen Sie Terminal, Geofencing oder Projektcodes erst, wenn dafür ein realer Arbeitsablauf besteht.
Vorstufe
Bevor die App kommt: die Tabelle
Viele Betriebe erfassen Stunden zunächst in einer Arbeitsmappe. Das ist günstig und schnell eingerichtet – und für wenige Personen mit stabilem Rhythmus oft ausreichend. Problematisch wird es, sobald mehrere Dateiversionen kursieren oder Schichten häufig getauscht werden.
Wer diesen Zwischenschritt sauber aufsetzen möchte, findet fertige Arbeitsmappen mit Rollen, Teams und Schichtarten sowie einen Personalbedarfsrechner in einer Sammlung von Dienstplan-Vorlagen für Excel als XLSX und CSV.
Kurz erklärt
Häufige Fragen
Welche Arbeitszeiten müssen dokumentiert werden?
Nach der aktuellen BMAS-Darstellung sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit zu erfassen. Pausen müssen so abgebildet sein, dass die tatsächliche Dauer nachvollziehbar bleibt.
Muss die Zeiterfassung schon heute elektronisch sein?
Die Pflicht zur vollständigen Erfassung gilt bereits. Das BMAS nennt derzeit aber keine allgemeine Formvorschrift; eine handschriftliche Aufzeichnung ist weiterhin möglich. Für Auswertung und Nachvollziehbarkeit ist eine digitale Lösung oft praktischer.
Ist Aplano auch für kleine Teams geeignet?
Ja. Die Abrechnung erfolgt pro aktivem Mitarbeiter. Für Arbeitszeiterfassung wird der Pro-Tarif benötigt; er kostet laut Preisseite 4,50 Euro je Mitarbeiter und Monat zuzüglich Umsatzsteuer.
Kann Aplano Arbeitszeit ohne vorgeplante Schicht erfassen?
Ja. Laut Funktionsübersicht ist Stempeln auch ohne vorher angelegte Schicht möglich. Das ist für flexible Einsätze und kleine Betriebe relevant.
Funktioniert Vertrauensarbeitszeit weiterhin?
Ja. Beschäftigte können die Lage ihrer Arbeitszeit weiterhin eigenverantwortlich bestimmen; die tatsächliche Arbeitszeit und die Grenzen des Arbeitszeitschutzes bleiben dennoch zu dokumentieren.
Was ist bei GPS oder Geofencing zu beachten?
Ein klarer Zweck, Datensparsamkeit, transparente Information und eine passende Rechtsgrundlage sind wichtig. Punktuelle Standortprüfung beim Stempeln ist von dauerhafter Bewegungsüberwachung zu unterscheiden.
Was ist der Unterschied zwischen Stunden- und Projektzeiterfassung?
Stundenerfassung dokumentiert die gesamte Arbeitszeit. Projektzeiterfassung ordnet Zeit zusätzlich einem Auftrag zu. Beide Werte können zusammenhängen, sind aber nicht identisch.
Kann eine App Excel ersetzen?
Ja, wenn Rollen, Korrekturen, Export und Aufbewahrung geklärt sind. Eine App ohne Abschlussprozess verschiebt jedoch nur die Fehlerquelle. Für sehr kleine Teams mit einfachen Abläufen reicht die Tabelle oft aus; die beste dedizierte Lösung dieser Auswahl ist Aplano.
Nachprüfbar
Quellen und Stand
- BMAS: Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung (Pflicht, Form, 82-Prozent-Wert).
- Bundesarbeitsgericht, Beschluss 1 ABR 22/21.
- Aplano: Preise und Funktionsmatrix, abgerufen Juli 2026.
- Aplano: Zeiterfassung per App, Geofencing und Terminal.
- TimeTac Preise, timr Preise und Timebutler Preise, Anbieterangaben.
Redaktionell geprüft am 18. Juli 2026. Preis- und Funktionsangaben können sich ändern; verbindlich sind die Angaben der Anbieter. Rechtsinformationen ersetzen keine Beratung im Einzelfall.