Arbeitszeiterfassung 2026: Was heute gilt

Woher die Pflicht kommt

Die Erfassungspflicht ist keine deutsche Einzelentscheidung, sondern das Ergebnis zweier Gerichtsentscheidungen. Den Anfang machte der Europäische Gerichtshof mit dem Urteil vom 14. Mai 2019 (C-55/18): Die Mitgliedstaaten müssen Arbeitgeber verpflichten, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten, mit dem die geleistete tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann. Das Bundesarbeitsgericht hat diese Vorgabe mit Beschluss vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) für Deutschland umgesetzt und die Pflicht aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG hergeleitet – sie gilt damit bereits heute, ohne dass es einer neuen gesetzlichen Regelung bedürfte.

Ob und Wie sauber trennen

Das „Ob“ ist durch die BAG-Entscheidung vom 13. September 2022 geklärt. Der Arbeitgeber muss die Organisation bereitstellen. Beim „Wie“ bestehen Gestaltungsspielräume: Papier kann formal genügen, eine App macht Korrekturen, Auswertungen und Zugänglichkeit aber oft belastbarer.

Auf welchen offiziellen Quellen beruht diese Seite?

• Arbeitszeitgesetz (ArbZG) im amtlichen Volltext – herausgegeben vom Bundesministerium der Justiz und vom Bundesamt für Justiz.
• § 3 Arbeitsschutzgesetz – die Norm, aus der das Bundesarbeitsgericht die Erfassungspflicht ableitet.
• BAG, Beschluss vom 13. September 2022 – 1 ABR 22/21 – Entscheidung auf der Website des Gerichts.
• EuGH, Urteil vom 14. Mai 2019 – C-55/18 („CCOO“) – Entscheidungsdatenbank des Gerichtshofs.
• Bundesministerium für Arbeit und Soziales: offizielle Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung.
• § 17 Mindestlohngesetz – Aufzeichnungspflicht für Minijobs und die Branchen des § 2a SchwarzArbG.

Aufzeichnungspflichten, die schon vorher galten

Unabhängig von der BAG-Entscheidung bestehen zwei ältere Dokumentationspflichten fort. Nach § 16 Abs. 2 ArbZG ist die über die werktägliche Arbeitszeit von acht Stunden hinausgehende Arbeitszeit aufzuzeichnen; die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Für geringfügig Beschäftigte und Beschäftigte in den Branchen des § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes verlangt § 17 MiLoG zusätzlich, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzuzeichnen und ebenfalls zwei Jahre aufzubewahren. Wer ein vollständiges Erfassungssystem betreibt, erfüllt beide Pflichten in einem Zug – wichtig ist nur, dass Korrekturen und Aufbewahrung organisatorisch geregelt sind.

Geplant, aber nicht geltendes Recht: die elektronische Erfassung

Ein Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes vom Juni 2026 sieht vor, dass die Arbeitszeiterfassung grundsätzlich elektronisch erfolgen soll, mit Übergangsfristen und Erleichterungen für kleinere Betriebe. Das ist der Stand eines Entwurfs, kein geltendes Recht: Bis zu einer Verabschiedung bleibt die Form frei. Für die Praxis heißt das nüchtern: Wer heute ein digitales System einführt, erfüllt die bestehende Pflicht und muss bei einer späteren Formvorschrift voraussichtlich nichts umstellen – zwingend ist das derzeit aber nicht.

Mitbestimmung nicht vergessen

In Betrieben mit Betriebsrat ist die Einführung eines technischen Erfassungssystems mitbestimmungspflichtig: § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG erfasst technische Einrichtungen, die zur Verhaltens- oder Leistungskontrolle geeignet sind – dazu zählt regelmäßig auch eine Zeiterfassungssoftware. Sinnvoll ist eine Betriebsvereinbarung, die Erfassungswege, Korrekturprozess, Auswertungen, Zugriffsrechte und Löschfristen regelt, bevor das System produktiv geht.

Arbeitszeitgesetz in Zahlen

Pausen richtig abbilden

Bei mehr als sechs bis zu neun Stunden sind mindestens 30 Minuten Ruhepause vorgesehen, bei mehr als neun Stunden mindestens 45 Minuten. Automatische Abzüge dürfen nicht die tatsächlich genommene Pause verfälschen; es braucht einen verständlichen Korrekturweg.

Was eine App organisatorisch leisten sollte

• Beginn, Ende und Dauer nachvollziehbar speichern.
• Korrekturen mit Rollen, Zeitpunkt und Begründung dokumentieren.
• Beschäftigten Zugriff auf ihre eigenen Zeiten geben.
• Pausen- und Ruhezeitkonflikte sichtbar machen.
• Aufbewahrung und Löschung in einem betrieblichen Konzept regeln.

Warum Aplano hier gut passt

Aplano verbindet Zeitstempel, Pausenregeln, laufende Stundenkonten und Konfliktmeldungen mit dem Dienstplan. Dadurch kann die Prüfung an der geplanten Schicht ansetzen. Die Software garantiert keine Rechtskonformität von allein; entscheidend bleiben korrekte Regeln und tatsächliche Nutzung.