Glossar

Stundenerfassung: Begriffe aus Praxis und Abschluss

Dreißig Begriffe aus der täglichen Erfassung und dem Monatsabschluss – von der taggleichen Buchung über Korrekturen und Salden bis zur Übergabe an die Lohnabrechnung.

Von der Redaktion · Aktualisiert am 18. Juli 2026 · Quellen am Seitenende

Kurzorientierung: Die Qualität einer Stundenerfassung entscheidet sich nicht beim Buchen, sondern am Monatsende: ob Lücken früh auffallen, Korrekturen begründet sind und der Saldo eine verabredete Regel hat.

Abrechnungszeitraum: Zeitspanne, für die Stunden zusammengefasst und übergeben werden – in der Regel der Kalendermonat.
Anwesenheitsliste: Aufstellung, wer wann anwesend war. Sie beantwortet eine andere Frage als der Stundennachweis und ersetzt ihn nicht.
Aufbewahrungsfrist: Aufzeichnungen nach § 16 Abs. 2 ArbZG sind zwei Jahre aufzubewahren, nach § 17 MiLoG ebenfalls zwei Jahre. Steuer- und Sozialversicherungsrecht können längere Fristen vorsehen.
Bagatellgrenze: Schwelle, ab der eine Abweichung überhaupt geprüft wird. Sie hält den Aufwand klein, darf aber nicht systematisch zulasten der Beschäftigten wirken.
Darlegungslast: Im Überstundenprozess muss die klagende Person darlegen, wann sie gearbeitet hat; der Arbeitgeber muss darauf substantiiert erwidern. Das Bundesarbeitsgericht hat diese abgestufte Verteilung 2022 auch nach dem EuGH-Urteil bestätigt (5 AZR 359/21).
Erfassungslücke: Tag ohne vollständige Buchung. Je später sie auffällt, desto schwerer lässt sie sich verlässlich rekonstruieren.
Finanzkontrolle Schwarzarbeit: Prüfdienst des Zolls. Er kontrolliert unter anderem die Aufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz und kann sie vor Ort verlangen.
Freigabe: Bestätigung durch eine verantwortliche Person, dass die Stunden eines Zeitraums geprüft sind. Ohne sie bleibt jede Auswertung vorläufig.
Kappungsgrenze: Obergrenze, ab der Plusstunden verfallen oder ausgezahlt werden. Sie gehört in die schriftliche Regelung, sonst wächst das Konto unbegrenzt.
Kostenstelle: Betriebliche Einheit, der Stunden zugeordnet werden. Grundlage jeder Auswertung nach Bereichen.
Minijob-Aufzeichnung: Bei geringfügig Beschäftigten sind Beginn, Ende und Dauer nach § 17 MiLoG spätestens am siebten auf die Arbeit folgenden Kalendertag aufzuzeichnen.
Minusstunden: Unterschreitung der Sollstunden. Ein Abzug vom Entgelt setzt voraus, dass die Unterschreitung dem Beschäftigten zuzurechnen ist – fehlende Arbeit auf Anweisung genügt nicht.
Monatsabschluss: Prüfen, freigeben, exportieren. Der Moment, in dem sich zeigt, ob die Erfassung während des Monats sauber gelaufen ist.
Nacherfassung: Nachträgliches Eintragen ganzer Tage. Zulässig, aber deutlich fehleranfälliger als die Buchung am selben Tag.
Nachweispflicht: Pflicht, die geleisteten Stunden belegen zu können. Sie wird praktisch erst relevant, wenn jemand widerspricht – dann aber vollständig.
Pausenautomatik: Automatischer Abzug der gesetzlichen Pause. Bequem, aber nur vertretbar, wenn die Pause tatsächlich genommen werden konnte.
Plausibilitätsprüfung: Automatischer Check auf unmögliche Werte: Buchung ohne Ende, vierzehn Stunden am Stück, Pause unter dem gesetzlichen Mindestmaß.
Plusstunden: Guthaben über der Sollzeit. Wie es ausgeglichen wird – Freizeit, Auszahlung oder Verfall –, muss vorher feststehen.
Rundungsregel: Festlegung, auf welches Intervall gebucht wird. Rundung muss in beide Richtungen gleich wirken, sonst entsteht eine systematische Verkürzung.
Saldovortrag: Übertrag des Kontostands in den nächsten Zeitraum. Ohne klare Regel wandern alte Fehler unbemerkt mit.
Sammelerfassung: Eintragen der Stunden mehrerer Personen durch eine zuständige Rolle. Die Verantwortung für die Richtigkeit bleibt beim Arbeitgeber.
Selbstaufschreibung: Erfassung durch die Beschäftigten selbst. Sie ist zulässig und verbreitet – der Arbeitgeber muss sie aber kontrollieren, nicht nur ermöglichen.
Soll-Ist-Vergleich: Gegenüberstellung von erwarteter und geleisteter Stundenzahl. Aus ihr entsteht der Saldo, über den anschließend entschieden wird.
Sollstunden: Aus Vertrag und Kalender errechnete Stundenzahl eines Zeitraums. Feiertage und Urlaub gehen darin je nach Regelung unterschiedlich ein.
Stundennachweis: Dokument, das die geleisteten Stunden eines Zeitraums belegt – unterschrieben, freigegeben oder digital protokolliert.
Stundenzettel: Klassische Form des Nachweises: Datum, Beginn, Ende, Pause, Summe. Auf Papier zulässig, aber schwer prüfbar und leicht unvollständig.
Taggleiche Erfassung: Buchung am Tag der Leistung. Sie ist die verlässlichste Form und erspart nachträgliche Rekonstruktion aus dem Gedächtnis.
Zuschlagszeit: Stunden, die in einem begünstigten Zeitfenster liegen – nachts, sonntags, feiertags. Ihre saubere Abgrenzung entscheidet über die Steuerfreiheit nach § 3b EStG.
Änderungsgrund: Begründung, warum eine erfasste Zeit nachträglich geändert wurde. Erst sie macht ein Änderungsprotokoll auswertbar.
Übergabe an die Lohnabrechnung: Weitergabe der freigegebenen Stunden. Der Übergabepunkt sollte fest terminiert sein, sonst wandert die Korrekturarbeit in die Abrechnung.

Kurz erklärt

Häufige Fragen

Ist ein handschriftlicher Stundenzettel noch zulässig?

Ja. Weder das Arbeitszeitgesetz noch das Mindestlohngesetz schreiben eine elektronische Form vor. Der Nachweis muss aber vollständig, zeitnah und im Streitfall belastbar sein – daran scheitert Papier in der Praxis häufig.

Dürfen Minusstunden vom Lohn abgezogen werden?

Nur wenn die Unterschreitung dem Beschäftigten zuzurechnen ist. Konnte nicht gearbeitet werden, weil keine Arbeit zugewiesen wurde, trägt der Arbeitgeber das Risiko.

Wie lange müssen Stundenaufzeichnungen aufbewahrt werden?

Nach § 16 Abs. 2 ArbZG und § 17 MiLoG jeweils zwei Jahre. Aus Steuer- und Sozialversicherungsrecht können längere Fristen folgen, weshalb viele Betriebe einheitlich länger aufbewahren.

Wer trägt die Beweislast bei strittigen Überstunden?

Die Darlegungslast ist abgestuft: Die klagende Person muss vortragen, wann sie gearbeitet hat, der Arbeitgeber muss substantiiert erwidern. Das Bundesarbeitsgericht hat das 2022 in der Entscheidung 5 AZR 359/21 bestätigt.

Nachprüfbar

Quellen und Stand

BMAS: Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung (Pflicht, Form, 82-Prozent-Wert).
Bundesarbeitsgericht, Beschluss 1 ABR 22/21.
Aplano: Preise und Funktionsmatrix, abgerufen Juli 2026.
Aplano: Zeiterfassung per App, Geofencing und Terminal.
TimeTac Preise, timr Preise und Timebutler Preise, Anbieterangaben.

Redaktionell geprüft am 18. Juli 2026. Preis- und Funktionsangaben können sich ändern; verbindlich sind die Angaben der Anbieter. Rechtsinformationen ersetzen keine Beratung im Einzelfall.