Stundenerfassung-App richtig einführen

Warum die Einführung kein reines IT-Projekt ist

Die Einführung einer Stundenerfassung ist zuerst eine organisatorische Entscheidung: Arbeitgeber müssen nach dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) ein System bereitstellen, mit dem Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit erfasst werden. Die Software bildet nur ab, was der Betrieb vorher entschieden hat – Pausenregeln, Korrekturwege, Zuständigkeiten. Wer diese Reihenfolge umdreht und zuerst ein Tool kauft, verlagert ungelöste Prozessfragen lediglich in die App.

Einführung in sechs Schritten

1. Ist-Prozess erfassen: Orte, Schichtarten, Pausen und heutige Fehler notieren.
2. Muss-Kriterien festlegen: App, Browser, Station, Projektcodes, Genehmigungen und Auswertungen priorisieren.
3. Regeln entscheiden: Rundung, vergessene Buchung, automatische Pause, Rollen und Fristen dokumentieren.
4. Pilot konfigurieren: fünf bis zehn Personen mit typischen Sonderfällen auswählen.
5. Monat abschließen: Korrektur, Freigabe und Export real durchspielen.
6. Ausrollen: kurze Anleitung, Ansprechpartner und feste Review-Termine nennen.

Welche gesetzlichen Vorgaben das Regelwerk abbilden muss

Bevor der Pilot startet, sollten die Regeln des Systems die gesetzlichen Grenzen korrekt abbilden. Die wichtigsten Eckwerte sind zeitlos und gelten unabhängig von Branche und Betriebsgröße:

• Höchstarbeitszeit: acht Stunden werktäglich; bis zu zehn Stunden sind zulässig, wenn im Durchschnitt von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen acht Stunden nicht überschritten werden (§ 3 ArbZG).
• Pausen: mindestens 30 Minuten bei mehr als sechs Stunden Arbeitszeit, mindestens 45 Minuten bei mehr als neun Stunden (§ 4 ArbZG). Automatische Pausenabzüge dürfen die tatsächlich genommene Pause nicht verfälschen.
• Ruhezeit: grundsätzlich elf Stunden ununterbrochene Ruhe nach Ende der täglichen Arbeitszeit (§ 5 ArbZG) – relevant bei Spät-/Frühschicht-Wechseln.
• Aufzeichnung von Mehrarbeit: die über acht Stunden hinausgehende Arbeitszeit ist nach § 16 Abs. 2 ArbZG aufzuzeichnen und mindestens zwei Jahre aufzubewahren.
• Minijobs: für geringfügig Beschäftigte gilt zusätzlich § 17 MiLoG – Aufzeichnung spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach der Arbeitsleistung, Aufbewahrung zwei Jahre. Das setzt der Korrekturfrist im System eine harte Grenze.

Diese Punkte gehören als Prüfliste in die Pilotphase: Meldet das System einen Verstoß gegen Pausen- oder Ruhezeitregeln an der gestempelten Ist-Zeit, nicht nur am Plan?

Betriebsrat früh einbinden

Besteht ein Betriebsrat, ist die Einführung mitbestimmungspflichtig: Eine Zeiterfassungssoftware ist regelmäßig eine technische Einrichtung im Sinne des § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, weil sie zur Verhaltens- und Leistungskontrolle geeignet ist. Der belastbare Weg ist eine Betriebsvereinbarung, die vor dem Rollout Erfassungswege, Korrekturprozess, Auswertungen, Zugriffsrechte und Löschfristen festhält. Das kostet in der Planung wenige Wochen – erspart aber den Konflikt, ein bereits ausgerolltes System nachträglich ändern zu müssen.

Aplano-Pilot konkret

Im 14-Tage-Test steht laut Anbieter der Pro-Funktionsumfang bereit. Legen Sie mindestens eine Schicht, eine ungeplante Stempelung, eine Pause, eine vergessene Buchung und einen Standortwechsel an. Prüfen Sie anschließend, welche Ansicht Mitarbeitende und Manager jeweils sehen.

Typische Fehlstarts