Von der Zeiterfassung zur Lohnabrechnung

Welche Daten braucht die Abrechnung wirklich?

Die folgende Aufstellung beschreibt gängige Praxis, keine gesetzliche Mindestliste – welche Felder ein konkretes Abrechnungssystem erwartet, klärt man vorab mit dem Lohnbüro oder der Steuerberatung.

• Ist-Arbeitszeit je Tag: Beginn, Ende, tatsächlich genommene Pausen und die daraus errechnete Dauer. Der Tagesbezug ist wichtiger als die Monatssumme, weil sich Zuschläge nur tageweise zuordnen lassen.
• Mehrarbeit getrennt ausgewiesen – und mit der Information, ob sie angeordnet oder genehmigt war. Ob Mehrarbeit ausgezahlt oder ins Zeitkonto gebucht wird, ist eine betriebliche Entscheidung, die vor dem Export feststehen muss.
• Zuschlagsstunden nach Art: Nacht-, Sonntags- und Feiertagsstunden sowie die Sonderfälle des Jahresendes jeweils als eigene Position. Eine gemeinsame Zeile „Zuschläge“ ist nicht abrechenbar.
• Abwesenheiten nach Art und Zeitraum: Urlaub, Krankheit mit und ohne Entgeltfortzahlung, unbezahlte Freistellung. Diese Werte stammen selten aus dem Stempelvorgang, gehören aber in denselben Monatsabschluss.
• Zeitkontenbewegung: Anfangssaldo, Zugang, Abgang, Endsaldo – und die Angabe, welcher Teil ausgezahlt und welcher übertragen wird. Wie ein solches Konto sauber geführt wird, behandelt Überstunden und Stundenkonto im Griff.

Rechtlich festmachen lässt sich an dieser Liste vor allem ein Punkt: Die Zuschläge müssen nach Art getrennt bleiben. Das folgt daraus, dass § 3b EStG je Art unterschiedliche Höchstsätze vorgibt und Steuer- und Sozialversicherungsrecht unterschiedliche Grundlohngrenzen ansetzen.

Wie hoch sind die Zuschläge nach § 3b EStG?

Die Sätze werden häufig falsch wiedergegeben. Maßgeblich ist der Gesetzestext; die Tabelle nennt die Höchstsätze, bis zu denen ein gezahlter Zuschlag steuerfrei bleiben kann.

Zwei Bedingungen gelten durchgehend: Der Zuschlag muss neben dem Grundlohn gezahlt werden – er darf nicht rechnerisch aus einem ohnehin vereinbarten Stundenlohn herausgeschnitten werden – und er muss auf tatsächlich geleistete Nacht-, Sonntags- oder Feiertagsarbeit entfallen. Genau deshalb ist die tageszeitgenaue Erfassung die Grundlage: Ohne belegte Uhrzeiten lässt sich weder der 40-Prozent-Fall noch die 14-Uhr-Grenze an Heiligabend und Silvester nachweisen.

Warum Steuer- und Sozialversicherungsgrenze auseinanderfallen

Der Steuervorteil ist nach oben gedeckelt: Nach § 3b Abs. 2 EStG bleiben die Zuschläge nur steuerfrei, soweit der Grundlohn höchstens 50 Euro je Stunde beträgt. In der Sozialversicherung liegt die entsprechende Grenze für die Beitragsfreiheit bei 25 Euro je Stunde Grundlohn. Liegt der Grundlohn zwischen diesen beiden Werten, ist der Zuschlag steuerfrei, aber beitragspflichtig – und die Abrechnung muss beide Betrachtungen getrennt führen.

Für die Zeiterfassung hat das eine unscheinbare Konsequenz: Der Grundlohn ist eine Stammdatengröße, die Stunden kommen aus dem Zeitsystem. Wird ein Stundensatz mitten im Monat geändert, ohne dass der Zeitexport nachgezogen wird, entstehen genau die Differenzen, die später als Korrekturlauf zurückkommen.

Wie läuft der Weg von der Buchung zur Abrechnung?

Der Prozess hat vier Stationen. Entscheidend ist die dritte: Ohne einen definierten Freigabezeitpunkt bleibt offen, welcher Datenstand eigentlich abgerechnet wurde.

Der Freigabeschritt ist der einzige Punkt, an dem sich ein Zeitstand einfrieren lässt. Bewährt hat sich ein fester Termin – etwa der zweite Werktag des Folgemonats –, bis zu dem Mitarbeitende ihre Zeiten bestätigen und Vorgesetzte offene Punkte klären. Danach wird der Monat gesperrt und exportiert. Was später kommt, ist ein Korrekturvorgang mit eigenem Bezug zum Abrechnungsmonat, keine stille Änderung am ursprünglichen Wert – nur so bleibt das Lohnkonto nach § 41 EStG nachvollziehbar.

Welche Übergabefehler wiederholen sich?

Die folgenden Punkte sind Erfahrungswissen, keine Rechtsaussagen – sie tauchen aber in fast jedem Betrieb auf, der von Zetteln auf ein System umstellt.

• Rundung ohne Regel: Wird auf 5, 10 oder 15 Minuten gerundet, muss die Regel schriftlich feststehen und in beide Richtungen gleich wirken. Systematisch zu Lasten der Beschäftigten gerundete Zeiten sind der klassische Streitpunkt bei einer Prüfung.
• Die Monatsgrenze: Eine Nachtschicht vom 31. auf den 1. verteilt sich auf zwei Abrechnungsmonate und kann zugleich zwei Zuschlagsarten berühren. Wie das System den Tageswechsel um Mitternacht behandelt, gehört einmal geklärt und dokumentiert.
• Korrekturen nach dem Export: Wenn im Zeitsystem noch nachgebessert wird, während im Abrechnungssystem bereits gerechnet wurde, laufen zwei Wahrheiten nebeneinander. Ein gesperrter Monat verhindert das.
• Nicht genehmigte Mehrarbeit: Stunden, die im System stehen, aber nie angeordnet oder gebilligt wurden, sind keine automatische Zahlungspflicht – sie brauchen eine Entscheidung vor dem Export, nicht danach.
• Zuschläge als Sammelposten: Sobald Nacht-, Sonntags- und Feiertagsstunden in einer Zeile landen, kann die Abrechnung die unterschiedlichen Sätze und die beiden Grundlohngrenzen nicht mehr korrekt anwenden.

Was muss bei einer Prüfung vorliegen?

Für die Zeitdaten gilt kein einheitlicher Aufbewahrungszeitraum, sondern ein Bündel von Fristen aus verschiedenen Gesetzen. Sie laufen nebeneinander – praktisch richtet man sich deshalb nach der längsten einschlägigen Frist und löscht nicht früher.

Die Prüfung der Deutschen Rentenversicherung findet mindestens alle vier Jahre statt; die Frist des § 28f Abs. 1 SGB IV knüpft an die letzte Betriebsprüfung an und rückt damit mit jedem Prüfungstermin nach. Für Kontrollen des Zolls zählen lückenlose tägliche Aufzeichnungen von Beginn, Ende und Dauer – besonders in den Branchen des § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz. Den Rahmen der Erfassungspflicht ordnet die Seite zur Rechtslage ein.

Was ein Zeitsystem dafür leisten muss

Für die Übergabe zählen vier Fähigkeiten: getrennte Zeitarten statt einer Summe, ein Freigabe- und Sperrmechanismus für den Monat, ein Änderungsprotokoll und ein Export, der die Zuschlagsstunden einzeln ausweist. Welche Tools das wie lösen, zeigt der Systemvergleich; die Begriffe erklärt das Glossar.

Aplano erfasst Zeiten per App, Browser und Tablet-Station, führt laufende Stundenkonten mit Abwesenheiten und stellt Auswertungen und Datenexporte für die Lohnvorbereitung bereit. Diese Funktionen liegen im Pro-Tarif für 4,50 € je Mitarbeitendem und Monat zzgl. USt.; die günstigeren Stufen Core (0,50 €) und Basic (2,00 €) enthalten die Zeiterfassung nicht, und die ArbZG-Hinweise zu Pausen und Ruhezeiten gehören ebenfalls erst zum Pro-Tarif. 14 Tage lassen sich ohne Kreditkarte testen. Die Grenze klar benannt: Aplano ist ein Zeit- und Planungssystem, kein Abrechnungssystem – die Entgeltabrechnung bleibt beim Lohnbüro oder der Steuerberatung, und ob die dort erwartete Struktur der Zuschlagsarten zum Export passt, prüft man an einem echten Monat.

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