Stundenerfassung
Die systematische Dokumentation von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit – seit dem BAG-Beschluss von 2022 Pflicht für jeden Betrieb.
Lexikon
Lexikon der Stundenerfassung
Acht zentrale Begriffe rund um Arbeitszeit, Nachweis und Abrechnung – jeweils mit Definition, Rechtsgrundlage und praktischer Einordnung.
Worum es hier geht: Acht Begriffe, die in jeder Diskussion über Stundenerfassung auftauchen und regelmäßig verwechselt werden. Jede Seite beginnt mit einer Definition in einem Satz, ordnet die Rechtsgrundlage ein und beantwortet die Fragen, die im Betrieb tatsächlich gestellt werden. Wer nur eine kurze Worterklärung sucht, findet dreißig weitere Stichwörter im Glossar.
Die Begriffe im Überblick
Stundennachweis
Die geordnete Aufstellung der geleisteten Stunden eines Zeitraums – Beleg gegenüber Prüfbehörden, Lohnbüro und im Streitfall vor Gericht.
Tätigkeitsnachweis
Dokumentiert nicht nur wie lange, sondern woran gearbeitet wurde – Grundlage für Kundenabrechnung und Leistungsnachweis, kein Ersatz für die Arbeitszeitdokumentation.
Monatsabschluss (Zeiterfassung)
Der Vorgang, mit dem die Zeiten eines Monats geprüft, freigegeben und an die Lohnabrechnung übergeben werden – der einzige Punkt, an dem sich ein Datenstand einfrieren lässt.
Überstundenzuschlag
Ein Aufschlag auf den Grundlohn für Stunden über der vertraglichen Arbeitszeit – vertraglich oder tariflich begründet, nicht gesetzlich, und anders als Nachtzuschläge steuerpflichtig.
Reisezeit
Zeit für Fahrten zu auswärtigen Einsatzorten auf Weisung des Arbeitgebers – arbeitsschutzrechtliche Einordnung und Vergütung sind zwei getrennte Fragen.
Rüstzeit
Vorbereitende und abschließende Tätigkeiten rund um die Haupttätigkeit – Umkleiden, Werkzeug richten, Übergabe: Arbeitszeit, sobald sie angeordnet ist.
Schichtprotokoll
Die inhaltliche Dokumentation einer Schicht mit Ereignissen und Übergabe – wichtig für den Betriebsablauf, aber kein Ersatz für den Arbeitszeitnachweis.
Wie das Lexikon aufgebaut ist
Die acht Einträge folgen dem Weg einer Arbeitsstunde durch den Betrieb. Am Anfang steht die Stundenerfassung als Pflicht und Grundlage. Daraus entstehen zwei Dokumente mit unterschiedlichem Adressaten: der Stundennachweis für Arbeitsschutz und Abrechnung, der Tätigkeitsnachweis für Auftraggeber und Projektcontrolling.
Drei Einträge behandeln Zeiten, die gern untergehen, weil sie nicht nach „richtiger“ Arbeit aussehen: Reisezeit, Rüstzeit und die Übergabe, die im Schichtprotokoll festgehalten wird. Am Ende des Monats stehen der Monatsabschluss und die Frage, was ein Überstundenzuschlag kostet und wie er zu versteuern ist.
Kurz erklärt
Fast alle Streitfälle in der Zeiterfassung entstehen an derselben Stelle: Eine Zeit wird nicht erfasst, weil unklar ist, ob sie Arbeitszeit ist. Die Reihenfolge ist umgekehrt richtig – erst erfassen, dann einordnen. Nicht erfasste Zeit lässt sich später nicht rekonstruieren.
Weiterlesen
Was rechtlich gilt und was nur geplant ist, ordnet die Seite Rechtslage ein. Welche Software welchen Prozess unterstützt, zeigt der Systemvergleich; zwei Anbieter stehen sich direkt gegenüber in Aplano vs. timr und Aplano vs. Timebutler. Praxisnahe Vertiefungen stehen im Blog.
Über die Autorin
Dr. Katharina Müller ist Arbeitswissenschaftlerin und Expertin für Personalplanung, Arbeitszeitgestaltung und Workforce Management.
Nachprüfbar
Quellen und Stand
- Bundesarbeitsgericht, Beschluss vom 13.09.2022 – 1 ABR 22/21 (Pflicht zur Arbeitszeiterfassung).
- BMAS: Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung.
- Arbeitszeitgesetz (ArbZG), Volltext bei gesetze-im-internet.de.
- § 17 MiLoG und § 2a SchwarzArbG (Aufzeichnungspflicht und Branchenkatalog).
- Aplano: Zeiterfassung, Stundenkonten und Exporte, abgerufen Juli 2026.
Redaktionell geprüft am 4. August 2026. Rechtsinformationen ersetzen keine Beratung im Einzelfall.