Stundennachweis

Was muss auf einem Stundennachweis stehen?

Verbindlich sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit – alles Weitere ist betriebliche Zweckmäßigkeit. In der Praxis hat sich ein knapper Satz von Feldern bewährt, weil er Rückfragen aus Lohnbüro und Prüfung vorwegnimmt.

Wird zusätzlich dokumentiert, woran gearbeitet wurde, entsteht daraus ein Tätigkeitsnachweis – ein anderes Dokument mit anderem Zweck.

Wie lange muss ein Stundennachweis aufbewahrt werden?

Mindestens zwei Jahre. Diese Frist nennen sowohl § 16 Abs. 2 ArbZG für die Aufzeichnung der über acht Stunden werktäglich hinausgehenden Arbeitszeit als auch § 17 Abs. 1 MiLoG für Minijobs und die Branchen des § 2a SchwarzArbG. Fließen die Stunden in das Lohnkonto ein, greift die längere steuerliche Frist von sechs Jahren nach § 41 Abs. 1 EStG. Praktisch heißt das: Die kürzere Frist ist die Untergrenze, maßgeblich ist meist die längere.

Wer unterschreibt den Stundennachweis?

Eine gesetzliche Unterschriftspflicht besteht nicht – entscheidend ist, dass die Aufzeichnung objektiv, verlässlich und zugänglich ist. Betrieblich üblich ist dennoch eine doppelte Bestätigung: Die beschäftigte Person bestätigt die Richtigkeit ihrer Zeiten, die Führungskraft gibt sie frei. In digitalen Systemen ersetzt eine protokollierte Freigabe die Unterschrift; sie hält Zeitpunkt, Person und Datenstand fest und ist damit belastbarer als eine Paraphe auf Papier.

Stundenzettel oder digitaler Nachweis?

Beides ist zulässig. Der klassische Stundenzettel auf Papier scheitert selten am Recht, sondern an der Praxis: Er wird am Monatsende aus dem Gedächtnis ausgefüllt und erfüllt damit das EuGH-Kriterium der Verlässlichkeit nicht mehr. Wird tagesaktuell gestempelt, entsteht der Nachweis dagegen nebenbei und lässt sich für den Monatsabschluss auf Knopfdruck erzeugen. Was insgesamt zu dokumentieren ist, steht unter Stundenerfassung; welche Zuschlagsstunden getrennt ausgewiesen werden müssen, erklärt Von der Zeiterfassung zur Lohnabrechnung.