Lexikon · Prozess

Monatsabschluss (Zeiterfassung)

Der Monatsabschluss in der Zeiterfassung bezeichnet den Vorgang, mit dem die erfassten Arbeitszeiten eines Kalendermonats geprüft, freigegeben und für die Entgeltabrechnung übergeben werden.

Von Dr. Katharina Müller · 4. August 2026 · Quellen am Seitenende

Kurz erklärt: Der Monatsabschluss ist die Zäsur zwischen laufender Erfassung und Abrechnung. Er beantwortet drei Fragen: Sind alle Buchungen vollständig und plausibel? Wer hat den Stand freigegeben? Welcher Datenstand geht an das Lohnbüro? Ohne definierten Freigabezeitpunkt bleibt offen, was eigentlich abgerechnet wurde – Korrekturen und Abrechnung laufen dann dauerhaft auseinander.

Welche Schritte gehören zum Monatsabschluss?

Vier – und entscheidend ist der dritte. Erfassung und Prüfung erledigen die meisten Betriebe ohnehin; die Freigabe wird häufig übersprungen, weil sie keinen unmittelbaren Nutzen zu haben scheint.

Die vier Stationen des Monatsabschlusses
Schritt	Inhalt	Ergebnis
1 · Erfassung	Buchung am Tag der Arbeitsleistung: Beginn, Ende, Pause	vollständige Tageszeilen
2 · Prüfung	Fehlstempel, Pausenabweichungen, genehmigte Mehrarbeit	plausibler Monat
3 · Freigabe	Monat sperren mit Stand, Datum und verantwortlicher Person	eingefrorener Datenstand
4 · Übergabe	Export nach Arten getrennt an die Abrechnung	abrechenbare Werte

Dürfen Zeiten nach dem Monatsabschluss noch korrigiert werden?

Ja – Korrekturen nach der Freigabe sind nicht verboten, aber dokumentationspflichtig. Festzuhalten sind Grund, Zeitpunkt und die ändernde Person, damit später erkennbar bleibt, warum der abgerechnete Stand vom heutigen abweicht. Praktisch bewährt hat sich, Korrekturen nach der Freigabe nicht rückwirkend in den gesperrten Monat zu schreiben, sondern als Nachtragsbuchung im Folgemonat zu führen. Damit bleibt jeder Abrechnungslauf reproduzierbar.

Faustregel

Ein Monat ohne Freigabezeitpunkt ist kein abgeschlossener Monat. Solange niemand mit Namen und Datum bestätigt hat, welcher Stand gilt, ist jede spätere Differenz unaufklärbar.

Welche Werte braucht die Lohnabrechnung?

Keine Gesamtsumme, sondern nach Arten getrennte Werte: reguläre Arbeitszeit, Mehrarbeit, Abwesenheiten und vor allem die Zuschlagsstunden. Diese Trennung folgt aus § 3b EStG, der für jede Zuschlagsart einen eigenen steuerfreien Höchstsatz vorsieht – Nachtarbeit 25 Prozent, Sonntagsarbeit 50 Prozent, gesetzliche Feiertage 125 Prozent. Eine gemeinsame Zeile „Zuschläge“ ist nicht abrechenbar. Ein Überstundenzuschlag gehört ausdrücklich nicht in diese Systematik: Er ist steuer- und beitragspflichtig und muss getrennt ausgewiesen werden. Der vollständige Datenweg steht in Von der Zeiterfassung zur Lohnabrechnung.

Was der Abschluss mit dem Zeitkonto macht

Der Monatsabschluss schreibt den Saldo fort: Anfangsbestand, Zugang, Abgang, Endbestand – und die Angabe, welcher Teil ausgezahlt und welcher übertragen wird. Damit wird das Stundenkonto steuerbar statt zum Sammelbecken. Vorausgesetzt, die Grundlage stimmt: Fehlt eine Reisezeit oder eine Rüstzeit in der Erfassung, fehlt sie auch im Saldo. Wie ein Konto sauber geführt wird, beschreibt Überstunden und Stundenkonto im Griff; die Grundlagen stehen unter Stundenerfassung.

Kurz erklärt

Häufige Fragen

Was gehört zum Monatsabschluss in der Zeiterfassung?

Vier Schritte: die tagesaktuelle Erfassung, die Plausibilitätsprüfung auf Fehlstempel und Pausenabweichungen, die Freigabe mit Stand, Datum und verantwortlicher Person sowie die nach Arten getrennte Übergabe an die Lohnabrechnung.

Darf nach dem Monatsabschluss noch korrigiert werden?

Ja, aber dokumentationspflichtig. Grund, Zeitpunkt und ändernde Person sind festzuhalten. Bewährt hat sich, Korrekturen nach der Freigabe als Nachtragsbuchung im Folgemonat zu führen, damit jeder Abrechnungslauf reproduzierbar bleibt.

Welche Werte braucht die Lohnabrechnung aus dem Monatsabschluss?

Nach Arten getrennte Werte statt einer Gesamtsumme: reguläre Arbeitszeit, Mehrarbeit, Abwesenheiten und die Zuschlagsstunden je Art. Grund ist § 3b EStG, der für Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit unterschiedliche steuerfreie Höchstsätze vorsieht.

Über die Autorin

Dr. Katharina Müller ist Arbeitswissenschaftlerin und Expertin für Personalplanung, Arbeitszeitgestaltung und Workforce Management.

Nachprüfbar

Quellen und Stand

§ 3b EStG (steuerfreie Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit).
§ 41 EStG (Aufzeichnungspflichten beim Lohnsteuerabzug, Lohnkonto).
§ 16 ArbZG (Aushang und Arbeitszeitnachweise).
Bundesarbeitsgericht, Beschluss vom 13.09.2022 – 1 ABR 22/21 (Pflicht zur Arbeitszeiterfassung).
Aplano: Zeiterfassung, Stundenkonten und Exporte, abgerufen Juli 2026.

Redaktionell geprüft am 4. August 2026. Rechtsinformationen ersetzen keine Beratung im Einzelfall.