Stundenerfassung

Ist Stundenerfassung gesetzlich Pflicht?

Ja – und zwar bereits heute, ohne dass es dafür ein neues Gesetz braucht. Den Anfang machte der Europäische Gerichtshof mit dem Urteil vom 14. Mai 2019 (C-55/18): Mitgliedstaaten müssen Arbeitgeber verpflichten, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Messung der täglichen Arbeitszeit einzurichten. Das Bundesarbeitsgericht leitete die Pflicht 2022 aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG in unionsrechtskonformer Auslegung her. Sie trifft grundsätzlich alle Arbeitgeber, unabhängig von der Betriebsgröße.

Ein Referentenentwurf des BMAS vom 18. Juni 2026 sieht darüber hinaus eine elektronische, taggleiche Erfassung vor – mit gestaffelten Übergangsfristen von einem bis fünf Jahren und einer dauerhaften Ausnahme für Betriebe mit bis zu zehn Arbeitnehmern. Dieser Entwurf ist Stand August 2026 kein geltendes Recht; er befindet sich in der Verbändeanhörung. Die Einordnung des aktuellen Stands übernimmt die Seite Rechtslage.

Welche Angaben gehören in die Stundenerfassung?

Zu erfassen sind mindestens Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sowie die tatsächlich genommenen Pausen. Daneben bestehen zwei ältere, engere Aufzeichnungspflichten fort, die eine vollständige Erfassung automatisch miterfüllt.

Die letzte Zeile ist die schärfste: Sie ist bußgeldbewehrt und betrifft unter anderem Baugewerbe, Gastgewerbe, Gebäudereinigung sowie das Friseur- und Kosmetikgewerbe. Die geordnete Form dieser Aufzeichnung ist der Stundennachweis.

Worin unterscheidet sich Stundenerfassung von Projektzeiterfassung?

Stundenerfassung dokumentiert die vollständige Arbeitszeit, Projektzeiterfassung ordnet Zeitabschnitte zusätzlich einem Auftrag oder Kunden zu. Beide Werte hängen zusammen, sind aber nicht identisch: Wer nur abrechenbare Projektstunden speichert, blendet Rüst-, Wege- und Verwaltungszeiten aus und erfüllt die Dokumentationspflicht nicht. Umgekehrt sagt eine reine Anwesenheitssumme nichts darüber, wofür die Zeit verwendet wurde – dafür ist der Tätigkeitsnachweis zuständig.

Wie wird aus Erfassung ein belastbarer Prozess?

Eine App allein löst nichts. Entscheidend sind drei Festlegungen: Wer bucht, wer korrigiert vergessene Stempel, und wann gilt ein Monat als geprüft. Der letzte Punkt ist der Monatsabschluss – ohne ihn bleibt offen, welcher Datenstand eigentlich abgerechnet wurde. Erst danach werden Sonderfälle interessant: Reisezeit, Rüstzeit und Zuschlagsstunden gehören als eigene Zeitarten geführt, damit sie in der Auswertung sichtbar bleiben. Welche Systeme das wie lösen, ordnet der Systemvergleich ein.