Zeiterfassung im Minijob: Was Arbeitgeber aufzeichnen müssen

Warum ausgerechnet Minijobs streng behandelt werden

Die Aufzeichnungspflicht des Mindestlohngesetzes gilt nicht für alle Beschäftigten, sondern für zwei Gruppen: für geringfügig Beschäftigte nach § 8 Abs. 1 SGB IV und für die im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz aufgeführten Branchen – darunter Baugewerbe, Gastronomie, Speditions- und Logistikgewerbe, Gebäudereinigung, Fleischwirtschaft sowie das Wach- und Sicherheitsgewerbe. Der Grund ist derselbe: Wo pauschal abgerechnet wird und wo Arbeitszeit schwer nachvollziehbar ist, lässt sich eine Unterschreitung des Mindestlohns nur über die geleisteten Stunden überhaupt feststellen.

Genau das ist der Kern des Problems im Minijob. Vereinbart wird häufig ein Monatsbetrag – „603 Euro" –, gearbeitet wird nach Bedarf. Ohne Stundenaufzeichnung ist nicht prüfbar, ob der Stundenlohn den Mindestlohn erreicht: Wer für 603 Euro 50 Stunden arbeitet, kommt auf 12,06 Euro und liegt damit unter der Grenze. Die Aufzeichnung ist deshalb keine Formalie, sondern der einzige Nachweis, dass korrekt vergütet wurde.

Was aufgezeichnet werden muss – und was nicht

Der Gesetzestext ist knapp, und das ist bereits die halbe Antwort: Verlangt sind drei Angaben je Arbeitstag, mehr nicht.

Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz nicht vor. Handschriftliche Stundenzettel, eine Tabellenkalkulation und eine App sind gleichermaßen zulässig. Wer mit Excel arbeitet, sollte allerdings die üblichen Fallen kennen – Formatmischungen und Summen über 24 Stunden erzeugen zuverlässig falsche Monatswerte; der Beitrag Industrieminuten umrechnen zeigt die Rechenwege, Stunden erfassen im Kleinbetrieb die organisatorischen Grenzen.

Die Sieben-Tage-Frist: der häufigste Verstoß

Aufzuzeichnen ist spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages. Kalendertage, nicht Werktage – Wochenenden und Feiertage zählen mit. Wer am Freitag arbeitet, muss den Eintrag also spätestens am übernächsten Freitag vorliegen haben.

Das ist die Stelle, an der die meisten Betriebe scheitern, und zwar ohne böse Absicht: Stundenzettel werden zum Monatsende eingesammelt, weil die Lohnabrechnung dann ansteht. Für die Abrechnung reicht das; für § 17 MiLoG nicht. Eine Aufzeichnung, die am 31. des Monats für den 3. des Monats erstellt wird, ist verspätet – und damit bereits der Bußgeldtatbestand erfüllt, auch wenn inhaltlich alles stimmt.

Hinzu kommt eine wenig beachtete Nebenfolge: Ab einer rechtskräftig festgesetzten Geldbuße von 2.500 Euro können Unternehmen nach § 19 MiLoG von der Vergabe öffentlicher Aufträge ausgeschlossen werden.

Wer ausgenommen ist

Zwei Ausnahmen sind für Minijobs praktisch relevant.

Privathaushalte. Minijobs in Privathaushalten nach § 8a SGB IV – Haushaltshilfe, Kinderbetreuung, Gartenarbeit – sind von der Aufzeichnungspflicht ausgenommen (§ 17 Abs. 1 Satz 2 MiLoG). Der Mindestlohn selbst gilt allerdings auch dort.

Nahe Familienangehörige. Für im Betrieb arbeitende Ehegatten, eingetragene Lebenspartner, Kinder und Eltern des Arbeitgebers entfallen die Dokumentationspflichten nach § 1 Abs. 2 der Mindestlohndokumentationspflichten-Verordnung. Der Arbeitgeber muss aber Unterlagen bereithalten, aus denen sich das Angehörigenverhältnis ergibt.

Nicht ausgenommen sind dagegen kurzfristige Beschäftigungen nach § 8 Abs. 1 Nr. 2 SGB IV, sofern sie in einer Branche des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes stattfinden – und ebenso wenig Aushilfen, die „nur ein paar Stunden" arbeiten. Die Pflicht knüpft an den Status an, nicht an den Umfang.

Wie viele Stunden passen in die Verdienstgrenze?

Die Aufzeichnung hat einen zweiten Zweck, der im Alltag oft wichtiger ist als die Zollprüfung: Sie zeigt, ob die Verdienstgrenze noch eingehalten wird. Beide Größen hängen seit 2022 rechnerisch zusammen – die Grenze ist an den Mindestlohn gekoppelt und entspricht einer Arbeitszeit von zehn Wochenstunden (Mindestlohn × 130 ÷ 3, aufgerundet).

Wer über Mindestlohn zahlt, hat entsprechend weniger Stunden zur Verfügung: Bei 16,00 Euro sind bei 603 Euro nur noch 37,7 Stunden im Monat möglich. Ein gelegentliches, unvorhersehbares Überschreiten bleibt zulässig – in bis zu zwei Kalendermonaten innerhalb eines Zeitjahres und höchstens bis zum Doppelten der Monatsgrenze, 2026 also bis 1.206 Euro. Typischer Fall ist die Krankheitsvertretung; eine von vornherein geplante Mehrarbeit ist es ausdrücklich nicht.

Was eine Erfassungslösung für Minijobs können muss

Die inhaltlichen Anforderungen sind gering – drei Werte pro Tag. Anspruchsvoll ist die Organisation: viele Personen, wenige Stunden, wechselnde Einsätze, oft ohne festen Arbeitsplatz und ohne Firmenrechner. Vier Punkte entscheiden deshalb über die Praxistauglichkeit.

• Erfassung am Einsatzort: Ein Terminal oder eine App auf dem eigenen Telefon erzeugt den Zeitstempel dort, wo die Arbeit stattfindet – und damit automatisch innerhalb der Sieben-Tage-Frist.
• Nachvollziehbare Korrekturen: Vergessene Stempelungen sind der Normalfall, nicht die Ausnahme. Wichtig ist, dass Korrekturen über einen dokumentierten Freigabeweg laufen und der ursprüngliche Wert erhalten bleibt.
• Laufende Summen: Monats- und Jahreswerte je Person, damit die Verdienstgrenze sichtbar bleibt, bevor sie gerissen ist.
• Export für zwei Jahre: Die Aufzeichnungen müssen zwei Jahre verfügbar bleiben – auch für Personen, die längst ausgeschieden sind.

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