Überstunden berechnen: Rechner, Formel und Zuschläge

Überstundenrechner: Auszahlung und Freizeitausgleich

Die Formel: Überstunden in drei Schritten berechnen

Jede Überstundenabrechnung läuft auf dieselben drei Rechnungen hinaus – ob im Kopf, in der Tabelle oder in der Lohnsoftware.

Wer nach Stundenlohn bezahlt wird, überspringt Schritt 1. Wer Überstunden nicht auszahlt, sondern in Freizeit ausgleicht, rechnet in Stunden statt in Euro: Zehn Überstunden mit 25 Prozent Zuschlag werden zu 12,5 Stunden Freizeit – sofern der Tarifvertrag den Zuschlag auch beim Freizeitausgleich vorsieht, was nicht alle tun. Wie das Monatsgehalt sauber in einen Stundenlohn umgerechnet wird, auch bei 38,5 oder 35 Wochenstunden, zeigt der Beitrag Stundenlohn berechnen.

Die erste Zeile zeigt, warum die Rechnung mehr ist als Arithmetik: Bei 2.400 Euro und 40 Wochenstunden liegt der Stundenlohn mit 13,86 Euro bereits unter dem Mindestlohn von 13,90 Euro. Werden die Überstunden dann nicht bezahlt, sinkt der effektive Stundenlohn weiter – ein Verstoß gegen § 1 MiLoG, der auch bei Gehaltsempfängern gilt.

Wann Überstunden überhaupt bezahlt werden müssen

Bevor gerechnet wird, muss die Stunde vergütungspflichtig sein. Das Gesetz kennt keinen eigenen Überstundenparagrafen; maßgeblich ist § 612 Abs. 1 BGB: Eine Vergütung gilt als vereinbart, „wenn die Dienstleistung den Umständen nach nur gegen eine Vergütung zu erwarten ist“. Das Bundesarbeitsgericht verlangt dafür zweierlei. Erstens eine objektive Vergütungserwartung – sie fehlt regelmäßig bei Gehältern oberhalb der Beitragsbemessungsgrenze der gesetzlichen Rentenversicherung, die 2026 bei 8.450 Euro im Monat liegt (BAG 22. Februar 2012 – 5 AZR 765/10). Zweitens muss die Überstunde vom Arbeitgeber veranlasst sein: angeordnet, gebilligt, geduldet oder zur Erledigung der Arbeit notwendig (BAG 4. Mai 2022 – 5 AZR 359/21). Wer freiwillig länger bleibt, ohne dass der Arbeitgeber davon weiß oder es hinnimmt, kann die Stunden nicht verlangen.

Der zweite Filter sind Abgeltungsklauseln im Arbeitsvertrag. „Mit dem Gehalt sind alle erforderlichen Überstunden abgegolten“ ist als Allgemeine Geschäftsbedingung intransparent und unwirksam, weil nicht erkennbar ist, wie viel Arbeit das Gehalt abdeckt (BAG 1. September 2010 – 5 AZR 517/09). Eine Klausel, die ein festes Kontingent nennt – etwa bis zu 20 Überstunden im Monat –, hat das Gericht dagegen gebilligt (BAG 16. Mai 2012 – 5 AZR 331/11). Innerhalb eines wirksamen Kontingents fällt die Rechnung oben also aus; erst die 21. Stunde wird bezahlt. Und auch dann gilt die Mindestlohngrenze: Gehalt geteilt durch alle tatsächlich geleisteten Stunden darf 13,90 Euro nicht unterschreiten (2027: 14,60 Euro).

Was rechtlich eine Überstunde ist und wie sie sich von Mehrarbeit und Plusstunden im Konto unterscheidet, erklärt der Beitrag Überstunden und Stundenkonto im Griff.

Zuschläge: Wer 25 Prozent bekommt – und wer nicht

Der Zuschlag ist der Teil der Rechnung, den viele für gesetzlich halten. Er ist es nicht. Das Arbeitszeitgesetz regelt Höchstarbeitszeiten und verlangt in § 6 Abs. 5 ArbZG nur für Nachtarbeit einen angemessenen Zuschlag oder Freizeitausgleich. Ein Überstundenzuschlag entsteht ausschließlich durch Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung oder Arbeitsvertrag.

Eine Besonderheit betrifft Teilzeitkräfte. Viele Tarifverträge zahlen den Zuschlag erst ab der Vollzeitstundenzahl – für eine 30-Stunden-Kraft also erst ab der 41. Wochenstunde. Das Bundesarbeitsgericht hat diese Praxis im Anschluss an den Europäischen Gerichtshof gekippt: Erhalten Vollzeitkräfte den Zuschlag ab der ersten Stunde über ihrer Regelarbeitszeit, steht er Teilzeitkräften ab der ersten Stunde über ihrer individuellen Arbeitszeit zu; im entschiedenen Fall war die Schwelle von 41 auf 32 Wochenstunden abzusenken (BAG 26. November 2025 – 5 AZR 118/23; EuGH 29. Juli 2024 – C-184/22 und C-185/22). Für die Rechnung heißt das: Die Zuschlagsschwelle ist die Vertragsstundenzahl, nicht die Vollzeit. Welche Stundengrenzen für Teilzeit sonst gelten, zeigt der Beitrag Teilzeit: Wie viele Stunden?; die Definition des Zuschlags steht im Lexikon.

Steuer und Sozialversicherung: Was vom Ergebnis bleibt

Der Rechner zeigt Bruttowerte, und das aus gutem Grund: Überstundenvergütung und Überstundenzuschlag sind normaler Arbeitslohn, der Lohnsteuer und Beiträge auslöst. Steuerfrei sind nach § 3b EStG allein Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit – bis 50 Prozent für Sonntage, 125 Prozent für Feiertage und 25 Prozent für Nachtarbeit zwischen 20 und 6 Uhr (40 Prozent von 0 bis 4 Uhr), jeweils auf einen Grundlohn von höchstens 50 Euro je Stunde. Fällt eine Überstunde in die Nacht, kann also der Nachtzuschlag steuerfrei sein, der Überstundenzuschlag bleibt steuerpflichtig.

Eine Änderung ist angekündigt, aber nicht in Kraft: Der Referentenentwurf eines Arbeitsmarktstärkungsgesetzes vom 12. September 2025 sieht vor, Überstundenzuschläge bis zu 25 Prozent des Grundlohns steuerfrei zu stellen – nur für Mehrarbeit über die tarifliche Wochenarbeitszeit von mindestens 34 Stunden beziehungsweise 40 Stunden ohne Tarifvertrag, und nur den Zuschlag, nicht die Grundvergütung; die Sozialversicherungspflicht bliebe bestehen. Nach unserer Recherche war das Gesetz im September 2026 weder vom Kabinett beschlossen noch parlamentarisch verabschiedet. Bis dahin gilt: Was der Rechner als Auszahlung ausweist, ist voll steuer- und beitragspflichtig.

Fünf Fehler, die die Rechnung verfälschen

• Falscher Monatsfaktor: Wer 40 Wochenstunden mit 4 statt 4,33 multipliziert, rechnet mit 160 statt 173,2 Monatsstunden und setzt den Stundenlohn um 8 Prozent zu hoch an. Bei tariflicher Vorgabe (TVöD 4,348) den Tariffaktor nehmen.
• Anwesenheit statt Arbeitszeit: Überstunden entstehen aus der Nettoarbeitszeit ohne Pausen. Wie sie je Tag berechnet wird, zeigt der Arbeitszeitrechner.
• Vollzeitschwelle bei Teilzeit: Seit dem BAG-Urteil vom 26. November 2025 zählt die Vertragsstundenzahl als Schwelle für den Zuschlag.
• Kontingent vergessen: Bei wirksamer Abgeltungsklausel werden nur die Stunden oberhalb des Kontingents vergütet – aber alle Stunden zählen für die Mindestlohnprüfung.
• Ohne Nachweis gerechnet: Ohne Aufzeichnung je Tag ist die Zahl der Überstunden im Streit nicht belegbar. § 16 Abs. 2 ArbZG verlangt die Aufzeichnung der über acht Stunden hinausgehenden Zeit, § 17 MiLoG für Minijobs und die Branchen des § 2a SchwarzArbG die vollständige Erfassung binnen sieben Tagen; seit dem BAG-Beschluss 1 ABR 22/21 gilt die Erfassungspflicht für alle.

Vom Rechner zum Stundenkonto

Der Rechner beantwortet, was zehn Überstunden wert sind. Er beantwortet nicht, wie viele es waren – das leistet nur eine Erfassung, die Soll und Ist je Tag gegenüberstellt, Pausen abzieht und Abwesenheiten mit dem Tagessoll bewertet. Aplano führt je Person ein Stundenkonto mit Soll, Ist und Saldo, berechnet Überstunden automatisch aus den Buchungen, zieht Pausen nach hinterlegter Regel ab und übergibt die Monatswerte als Auswertung oder Export an die Lohnabrechnung. Zeiterfassung, Auswertungen und Exporte gehören zum Pro-Tarif mit 4,50 € je Mitarbeiter und Monat netto; der günstigste Einstieg beginnt bei 0,50 €. Auf Capterra wird Aplano mit 4,8 von 5 bei 113 Bewertungen geführt, auf OMR Reviews mit 4,7 von 5 bei 206 Bewertungen, Stand Juli 2026. Welche Systeme sonst infrage kommen, zeigt der Systemvergleich.

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