Arbeitszeitrechner: Arbeitszeit berechnen mit Pause

Arbeitszeitrechner: Tag und Woche

Die Formel hinter dem Arbeitszeitrechner

Drei Schritte reichen für jede Tagesrechnung – und sie sind dieselben, die eine Zeiterfassungs-App im Hintergrund ausführt:

Der Umweg über Minuten ist kein Umstand, sondern der Grund, warum die Rechnung stimmt. Wer stattdessen 16,45 − 8,00 tippt, erhält 8,45 und liest daraus fälschlich 8 Stunden 45 Minuten – tatsächlich sind 16:45 Uhr minus 8:00 Uhr aber 8 Stunden 45 Minuten Anwesenheit, und nach Abzug der Pause bleiben 8 Stunden. Der Zahlendreher zwischen Uhrzeitformat und Dezimalformat ist der häufigste Fehler in handgeführten Stundenzetteln; wie er in Tabellenkalkulationen entsteht und behoben wird, zeigt der Beitrag Industrieminuten umrechnen.

Die Wochenarbeitszeit ist die Summe der Tageswerte, die Monatsarbeitszeit die Summe der Wochen – oder, für Planungszwecke, Wochenstunden mal 4,33. Woher dieser Faktor stammt, erklärt Arbeitsstunden pro Monat berechnen.

Tabelle: Uhrzeit in Dezimalstunden umrechnen

Für Stundenkonto und Lohnabrechnung werden Stunden und Minuten in Dezimalstunden geführt. Die Tabelle zeigt die gängigen Werte; dazwischen gilt immer Minuten ÷ 60.

Auffällig sind die Zeilen 7:36, 7:42 und 7:48: Tarifliche Wochenarbeitszeiten von 38, 38,5 und 39 Stunden ergeben auf fünf Tage verteilt keine glatten Uhrzeiten. Wer für solche Verträge mit „8 Stunden pro Tag“ rechnet, bucht jede Woche zwischen 1 und 2 Stunden zu viel ins Soll.

Welche Pause der Rechner abzieht – und warum

Der Arbeitszeitrechner prüft die Pausenregeln des Arbeitszeitgesetzes. Ruhepausen zählen nach § 2 Abs. 1 ArbZG nicht zur Arbeitszeit, und § 4 ArbZG schreibt vor, wie lang sie mindestens sein müssen:

Wichtig für die Rechnung: Die Pause muss im Voraus feststehen und darf nicht am Ende des Arbeitstags liegen – eine „Pause“, die den Feierabend vorverlegt, ist keine. Kürzere Unterbrechungen als 15 Minuten gelten nicht als Ruhepause und dürfen nicht abgezogen werden. Ein Kaffee am Platz von 10 Minuten bleibt also Arbeitszeit, ein Mittagessen von 30 Minuten nicht. Was bei Raucherpausen, Arztbesuchen und Umkleidezeiten gilt, hängt vom Einzelfall ab; für die Rechnung zählt, was als Pause vereinbart und dokumentiert ist.

Der zweite Prüfpunkt ist die Höchstarbeitszeit: § 3 ArbZG erlaubt 8 Stunden werktäglich, verlängerbar auf 10 Stunden, wenn innerhalb von 6 Kalendermonaten oder 24 Wochen im Durchschnitt 8 Stunden nicht überschritten werden. Zwischen zwei Arbeitstagen liegen nach § 5 ArbZG mindestens 11 Stunden Ruhezeit – wer um 22:00 Uhr geht, darf am nächsten Tag frühestens um 9:00 Uhr beginnen.

Nachtschicht, Teilzeit, Homeoffice: die Sonderfälle

Über Mitternacht. Liegt das Arbeitsende vor dem Arbeitsbeginn, werden 24 Stunden addiert: 22:00 bis 6:30 Uhr sind 6:30 + 24:00 − 22:00 = 8 Stunden 30 Minuten Anwesenheit. Tabellenkalkulationen zeigen ohne diese Korrektur ein negatives Ergebnis oder „#####“. Für die Zuordnung zum Arbeitstag – etwa bei Sonn- und Feiertagszuschlägen – ist in der Regel der Tag des Schichtbeginns maßgeblich, sofern Tarif- oder Betriebsvereinbarung nichts anderes regeln.

Teilzeit. Die Formel bleibt gleich, nur das Soll ändert sich. Bei 30 Wochenstunden auf vier Tage sind das 7:30 Stunden je Tag – und damit mehr als 6 Stunden, also mit 30 Minuten Pause. Wer die Pause nicht einplant, hat eine Anwesenheit von 8 Stunden statt 7:30.

Geteilte Dienste. Zwei Blöcke am Tag – etwa 6:00 bis 10:00 und 16:00 bis 20:00 Uhr – werden einzeln gerechnet und summiert: 4 + 4 = 8 Stunden. Die sechsstündige Unterbrechung ist keine Ruhepause im Sinne des § 4, sondern arbeitsfreie Zeit; die 11-stündige Ruhezeit nach § 5 ArbZG läuft erst ab dem Ende des zweiten Blocks.

Homeoffice und Vertrauensarbeitszeit. Auch hier gilt Beginn minus Ende minus Pause – nur dass die Werte selbst erfasst werden. Der Rechner hilft beim Nachtragen, ersetzt aber nicht die Aufzeichnung: Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 (1 ABR 22/21) entschieden, dass Arbeitgeber ein System einführen müssen, das Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit erfasst. Wie das ohne Kontrollgefühl gelingt, beschreibt Stunden erfassen im Kleinbetrieb.

Fünf Rechenfehler, die der Rechner abfängt

• Uhrzeit als Dezimalzahl: 7:30 wird zu 7,30 statt 7,50 Stunden – pro Tag fehlen 12 Minuten, im Monat über vier Stunden.
• Pause vergessen oder doppelt: Wer die Anwesenheit bucht und die Pause zusätzlich in der Lohnabrechnung abzieht, verliert sie zweimal; wer sie gar nicht abzieht, bezahlt sie.
• Nachtschicht negativ: 6:30 − 22:00 ergibt −15:30, wenn die 24-Stunden-Korrektur fehlt.
• Rundung je Buchung: Wird jeder Stempelvorgang auf 15 Minuten gerundet, entstehen systematische Abweichungen zulasten einer Seite. Zulässig ist eine Rundung nur, wenn sie neutral ist und die Arbeitszeit im Ergebnis nicht verkürzt.
• Soll und Ist vermischt: Ein Feiertag oder Urlaubstag wird mit null Stunden gebucht und erzeugt Minusstunden, obwohl er das Tagessoll deckt. Wie das Stundenkonto damit umgeht, zeigt Überstunden und Stundenkonto im Griff.

Vom Rechner zur Erfassung

Ein Arbeitszeitrechner beantwortet die Frage „Wie viel habe ich heute gearbeitet?“ – er beantwortet nicht die Frage „Was steht am Monatsende im Konto?“. Dafür braucht es die Buchungen aller Tage, die Abwesenheitsarten und das Soll je Person. Genau das ist der Unterschied zwischen Rechnen und Erfassen.

Aplano rechnet die Nettoarbeitszeit je Buchung nach derselben Formel, zieht Pausen nach hinterlegter Regel oder per Stempelung ab, erkennt Schichten über Mitternacht und führt Soll, Ist und Abwesenheiten in einem Stundenkonto zusammen; die Monatswerte gehen als Dezimalstunden an die Lohnabrechnung. Zeiterfassung, Auswertungen und Exporte gehören zum Pro-Tarif mit 4,50 € je Mitarbeiter und Monat netto; der günstigste Einstieg beginnt bei 0,50 €. Auf Capterra wird Aplano mit 4,8 von 5 bei 113 Bewertungen geführt, auf OMR Reviews mit 4,7 von 5 bei 206 Bewertungen, Stand Juli 2026. Welche Systeme sonst infrage kommen, zeigt der Systemvergleich.

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